En España, el registro laboral o fichar la jornada laboral es una obligación para todas las empresas. Aunque muchos trabajadores no estén al tanto de ello, el registro de jornada es un derecho que tiene el trabajador, además de su protección de datos personales.
En este artículo te explicamos por qué registrar la jornada laboral es obligatorio, cuáles son las ventajas de los empleados y las empresas, y por qué es obligatorio si esta ley no se cumple.
Índice del artículo
¿De qué trata el registro laboral?
Registrar la jornada laboral consiste en fichar el horario de entrada y salida de los trabajadores, así como las horas extras que éstos hayan realizado. El registro puede hacerse de forma manual en un libro o registro físico, o mediante el uso de aplicaciones y/o sistemas informáticos.
Lo importante es que las anotaciones se hagan de forma correcta, registrando la hora real de entrada y salida de cada trabajador, y que estén disponibles para ser consultadas en cualquier momento.
El 35 artículo Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe garantizar el registro diario de la jornada laboral de los trabajadores. Aunque el control laboral parece tener connotaciones negativas, lo cierto es que tiene muchas ventajas tanto para el empresario como para cualquier empleado.
El Real Decreto-Ley establece la obligatoriedad de controlar las horas de trabajo de los empleados. Al igual que el control de asistencia, el seguimiento de las horas de trabajo es un área de gran importancia en cualquier organización.
Veamos qué dice el decreto de registro horario y qué herramientas necesitas para llevarlo a cabo. Además, fichar entrada y salida trabajo nos permite medir con precisión las horas de trabajo pertinentes y, por tanto, aumentar la productividad de cada empleado.
Objetivos del registro de jornada laboral
El objetivo principal de la norma anunciada en el BOE es hacer cumplir la jornada laboral para evitar el abuso, el fraude laboral y la precariedad. Además, hace que se tenga un mejor control de la presencia ante el absentismo laboral.
Asimismo, permite tener un mayor control de las horas extras trabajadas. Por último, el registro laboral permite a la empresa comprobar fácilmente si los trabajadores están cumpliendo sus requisitos de trabajo diario en caso de una inspección en el lugar de trabajo.
¿Hay una normativa para registro horas trabajadas?
En el Gobierno español, la ley obliga a las empresas a llevar un control de la jornada laboral de sus empleados. Antes de 2019, esto no era obligatorio y cada empleador podía decidir si lo hacía o no y cómo lo hacía.
Sin embargo, desde marzo de ese año, el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas respetar la normativa fichar en el trabajo de plantilla, indistintamente de si se trata de empleados con jornada completa, media jornada (cuando existe una reducción de jornada laboral, por ejemplo) o incluso jornadas especiales.
¿Qué implica el registro laboral?
Los cuadrantes mensuales de registro laboral están pensados para proteger a los trabajadores; garantizando su derecho de las partes de trabajo diarios, descansos y días libres, así como para protegerlos de cualquier caso de explotación, como el exceso de horas trabajadas. En España, esto es más de nueve horas, a menos que haya un acuerdo diferente.
Sin embargo, este no es su único propósito: la hoja control horario trabajadores establece un control sobre los tiempos de producción. En definitiva, este registro funciona como prueba para resolver cualquier discrepancia relacionada con el tiempo de trabajo o los salarios.
Como se ha establecido, el registro de la jornada laboral sirve, entre otras cosas, para corroborar que las horas extras de los empleados sean pagadas. Además, a pocos meses de la aplicación de la ley registro jornada laboral, el número de horas extras no remuneradas había descendido un 13,3%. El cálculo se desprende de un estudio realizado por el Instituto Nacional de Estadística (INE) y pone de manifiesto que, en ese período de tiempo, los trabajadores habían hecho 4,75 millones de horas extra sin cobrar; unas 725.000 horas extra menos que en el mismo período del año anterior.
¿Qué beneficios hay en un registro de la jornada laboral?
Mantener un horario de trabajo no sólo es necesario en la mayoría de las empresas, sino que también tiene ventajas tanto para el empresario como para el empleado. En primer lugar, el seguimiento del tiempo contribuye a una mayor organización en las empresas, ya que les ayuda a sacar conclusiones y a tomar medidas de mejora.
Por otro lado, el registro laboral es una herramienta que asegura a los empleados que la empresa no puede aprovecharse de las horas que trabajan durante su turno. Por tanto, el control horario de los trabajadores puede ser algo más que una obligación y convertirse en una ventaja para ambas partes.
Logran una mayor autonomía. Al registrar las horas de trabajo, las empresas tienen la posibilidad de ofrecer a sus empleados más franjas horarias o incluso una flexibilidad total de ingresar y retirarse del edificio cuantas veces quieran, siempre y cuando se cumpla la cantidad de horas asignadas.
- Acceden a información sobre su productividad. Así como los empleadores pueden constatar que los pagos se corresponden con las horas trabajadas, los empleados también pueden acceder a datos objetivos. Esto permitirá, en caso de que sea necesario, negociar con la empresa sobre salarios, vacaciones y otros derechos laborales.
- Es compatible con el trabajo remoto. Cada vez más empleadores —fundamentalmente, a partir de la pandemia— implementan el teletrabajo o el trabajo híbrido como modalidad. Un sistema de registro de jornada es compatible con el trabajo desde casa.
- Permite que haya más igualdad entre compañeros de trabajo. Si no existe un sistema de fichaje, es posible que existan casos de empleados que permanecen en la empresa menos tiempo del que deberían según su contrato laboral. Esto genera sentimientos incómodos e incluso peleas al interior de los equipos. Un sistema de registro de la jornada laboral garantizará que todos los empleados cumplan el horario, sin distinciones.
- Impulsa el autoconocimiento. Al acceder a un registro sobre sus horas trabajadas, los empleados pueden identificar sus fortalezas y debilidades. Esto les permite organizar mejor su agenda para destinar más tiempo a las actividades más complejas.
- Mejora el clima laboral. Si los empleados son quienes definen qué horario realizar en una oficina, siempre y cuando se cumpla la cantidad de horas por contrato, se generará un buen ambiente laboral.
Ventajas del registro laboral para los empleadores
En España, los empresarios están obligados a llevar un registro de las horas trabajadas por sus empleados, pero esto beneficia a las empresas en más de un sentido:
- Permite establecer un control.
- La empresa puede acceder fácilmente a la información sobre cuántas horas han trabajado los empleados.
- Y, a su vez, los empleados serán más conscientes de cumplir su horario de trabajo si saben que se lleva un registro.
Automatizar el control jornada laboral
La paga de salarios es mucho más sencilla si se conoce al detalle cuántas horas trabajó cada empleado. Llevar un control de la jornada laboral permite que se bonifiquen adecuadamente las horas extra y, del mismo modo, que se evite pagos extra sobre jornadas regulares.
Sin embargo, muchas empresas siguen utilizando cuadrantes de trabajo para registrar las horas trabajadas por sus empleados, lo cual resulta en muchos problemas:
Los cuadrantes de hoja de horarios de trabajo en papel o el Excel son ineficientes. Tradicionalmente, las empresas registraban las horas de trabajo de sus empleados en cuadrantes de papel o en archivos Excel.
Por ello, ahora se automatizan las nóminas y el control de jornada laboral con registro de huella dactilar o tarjeta, registrando la entrada y salida de cada empleado. Esto simplifica enormemente el proceso en comparación con el registro manual y permite que se gestionen mejor los datos.
Contribuye a innovar en la empresa
El registro de las horas de trabajo de los empleados se realiza a través de dispositivos como relojes de fichar, escáneres de huellas dactilares o incluso sensores. Esto obliga a las empresas a cambiar hacia métodos digitales, lo que resulta en una modernización que tendrá un impacto positivo en la productividad y la organización.
Gestión de los recursos humanos para fichar trabajadores
El registro de la jornada laboral para fichar trabajadores permite al departamento de Recursos Humanos conocer, en tiempo real, qué empleados se encuentran en cada área de la empresa. Esto da la posibilidad de gestionar mejor el área de RR. HH., así como dar mayor visibilidad a los directivos sobre los trabajadores.
Además, registrar la jornada de trabajo permite optimizar los costes laborales y planificar el tiempo de producción. También ayuda a detectar posibles casos de absentismo laboral (aunque esto ya se podía hacer con un registro de entrada/salida).
Cómo implementar el registro laboral en una empresa
Para registrar la entrada y salida del trabajo, es necesario establecer un sistema. Algunos sistemas son los siguientes:
- El sistema de tarjetas: Con este método, se utiliza una tarjeta para pasar por un torniquete.
- Código QR: Escanear un código QR es una buena idea, ya que sólo requiere que el empleado tenga un teléfono en la mano.
Además, toda la información debe almacenarse en un programa informático específico para el registro de las horas de trabajo al que pueda acceder fácilmente el equipo de Recursos Humanos.
- Huella dactilar: Cada vez son más las empresas que optan por instalar sensores de huellas dactilares en las entradas de sus edificios. Cabe mencionar que la Agencia Española de Protección de Datos exige que, antes de instalar este sistema, se realice una evaluación de impacto para garantizar un tratamiento adecuado de la información de las personas.
Sanción de la empresa si no tiene un registro laboral
Si se presenta una denuncia ante la inspección de trabajo, se impondrán estas sanciones, y la falta de registro sólo podrá determinarse por sentencia judicial. El artículo 7 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social considera esta infracción como grave e impone una multa de 751 a 7500 euros.
En resumen, registrar la jornada laboral de los trabajadores es obligatorio y, además, tiene numerosas ventajas para las empresas. Implementar un registro electrónico simplifica el proceso y permite que se gestionen mejor los datos.
